具体需要看是哪类的外贸软件系统，外贸软件有外贸客户开发软件、外贸客户管理软件 CRM、外贸邮件直营软件 EDM、外贸生产管理软件 ERP、外贸办公系统 OA和外贸订单管理系统 OMS。

一、外贸客户开发软件主要有以下几点功能：

1、挖掘关键联系人

能够找到目标客户企业主、CEO、采购经理、买手等关键人的邮箱和社交账号，解决业务员在外贸客户搜索时查找关键客户邮箱的难题。

2、高效获客

客户开发软件将多种获客渠道整合在一起，只用通过一个平台搜索，就可以覆盖全渠道，大大拓宽了获客量，并且提高了搜索效率。

3、助力客情分析

通过客户开发软件采集而来的客户官网、社交媒体账号，可以帮助业务员更好地调查客户背景，获取用户属性、社会属性、兴趣偏好等多维度标签信息，帮助建立更加立体的用户画像。

二、外贸客户管理软件 CRM主要有以下几点功能：

1、客户状态管理

系统中全面记录了客户转化的不同状态，通过状态筛选，定期周期跟进，避免遗漏客户，外贸管理软件有效加速转化商机，促成外贸订单。

2、客户深度画像

根据产品、地域、需求、沟通状态、客户来源等不同类型给客户打上不同的标签信息，给客户分级分类；同时在系统中全面记录客户基本信息，如公司介绍、联系人信息、海关信息等，根据客情数据构建用户画像，形成以客户为中心的管理机制，合理分配开发资源。

3、客户分配

通过公共客户的合理分配，提升客户资源利用率。根据客户标签分类来批量分配客户，把高意向的客户留给经验丰富的老员工，防止优质客户流失，而低意向客户可分配给新员工，锻炼销售技巧的同时，也能尽可能地挖掘商机。有些客户迟迟拿不下，通过客户分配实现流转跟进，提高客户转化率，实现高效管理。

三、外贸邮件直营软件 EDM，这类软件主要有以下功能：

1、定时批量发送

AI机器人赋能，业务员可以同时创建多个电子邮件营销任务，在指定的时间向指定的客户发送营销邮件，大大提升邮件营销效率。

2、邮件状态跟踪

外贸邮件营销软件可以跟踪邮件阅读状态，查看发送成功失败数量、邮件打开情况、邮件阅读次数以及阅读时间，实时追踪用户行为，方便业务员持续优化营销策略和计划。

3、精细化分层营销

提前预设邮件模板分组，把同类产品的营销邮件放在同一分组，通过识别客户标签把邮件发送给指定的客户，针对不同类型的客户，发送不同类型的个性化邮件，更有助于提高开发信回复率以及成交率。

四、外贸生产管理软件 ERP，这类软件主要有以下几个功能：

1、基础管理

产品、配件、客户、供应商的信息管理，如产品的品名、规格、数量等，员工可实时利用软件查询自己想要了解的信息。

2、外销管理

从外销合同生成出运计划、输出发运通知单，支持转抄多套单证，帮助业务员更好的处理外销流程。

3、样品管理

对于提供样品的业务流程，管控好样品的发送，清晰记录，控制成本。

4、单证管理

运用软件，对多套单证可使用模板批量处理，并支持多套单证互相转抄，节省时间，方便操作。

五、外贸办公系统 OA它主要有以下功能：

1、人事管理

包括员工日常考勤打卡、加班请假、工资管理等。

2、行政管理

公司固定资产管理、会议管理、规章制度管理等。

3、审批管理

工作过程中存在的各种申请，按流程设定，由各节点负责人审批，最终达成批准，确保业务顺利推进。

4、内部沟通

实现公司内部独立沟通需求，包括在线讯息、公告通知发布、邮件传送等。

六、外贸订单管理系统 OMS，它的主要功能有：

1、物流服务

系统能根据收货地址自动分配快递公司，自动匹配仓库发货。

2、规范化管理

多渠道／多平台订单灵活归类统一处理，实时同步库存到各平台店铺里，这样提高了工作效率，也解决了库存同步的问题。

3、退换货管理

退换货对于很多的电商企业来说是不可避免的，oms订单管理系统可以自动下载多平台订单后台退款退货状态，并自动产生业务单据，退款后自动截停订单，减少损失。

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